Belege dem richtigen Fahrzeug zuordnen.
Fuhrparkbelege sind für Kanzleien der Klassiker unter den Reibungsverlusten: Tankbelege fehlen, die Zuordnung zum Fahrzeug ist unklar, und die Frage nach dem geldwerten Vorteil kommt regelmäßig zu spät.
Für Ihre Rolle
DocuFleet für Steuerberater und Kanzleien
Der Fuhrpark Ihrer Mandanten kommt als Schuhkarton oder als Sammelmail. Mit einem eigenen Lesezugang holen Sie sich die Zahlen selbst — vorkontiert, festgeschrieben und als DATEV-Export.
IM ARBEITSALLTAG
Belege und Fuhrparkdaten zusammenführen.
Die Erfassung direkt am Beleg beginnen.
Das Problem liegt selten beim Mandanten, sondern an der Erfassung: Was auf Papier durch drei Hände geht, kommt unvollständig an.
Eine gemeinsame Struktur für Mandanten.
Dazu kommt der Mengeneffekt. Eine Kanzlei betreut nicht einen Fuhrpark, sondern dreißig — jeder mit eigener Ablage, eigener Excel-Datei und eigenem Verständnis davon, was ein vollständiger Beleg ist. Je mehr Mandanten dieselbe Struktur liefern, desto weniger Rückfragen kostet der Monatsabschluss.
Fünf Dinge, die Sie sofort merken
01 · ZUGANG FÜR DIE KANZLEI
Eigener Beobachter-ZugangIhre Kanzlei bekommt einen Zugang, der ausschließlich liest. Sie holen sich die Zahlen selbst, wenn Sie sie brauchen — ohne Nachfrage beim Mandanten.
Die Kanzlei erhält den vorgesehenen Einblick in Belege und Auswertungen. Rückfragen lassen sich so anhand der vorhandenen Unterlagen klären. Die Bearbeitung bleibt bei den dafür zuständigen Personen im Unternehmen.
Zugang für die Kanzlei
ZugangsrolleBeobachter
Belege und AuswertungenLesend einsehen
ErlaubtÄnderungenFür diese Rolle gesperrt
Geschützt02 · FESTSCHREIBUNG
nach GoBD-Grundsätzen festgeschriebenBelege werden festgeschrieben und sind danach unveränderbar; Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung. Was Sie sehen, ist der Stand, der Bestand hat.
Der dokumentierte Stand und der Bearbeitungsverlauf erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Prüfen Sie die Angaben vor der Festschreibung und halten Sie spätere Korrekturen im vorgesehenen Ablauf fest. So bleibt der Bezug zur ursprünglichen Buchung nachvollziehbar.
Beleg festgeschrieben
BelegRE-2026-1842
Betrag netto486,50 €
OriginalbuchungNach Festschreibung unveränderbar
FestÄnderungenIm Verlauf nachvollziehbar
ProtokollWerkstattrechnung.pdf
03 · DATENEXPORT
DATEV-Export statt BelegmailDie Buchungen kommen als Export, nicht als Anhangssammlung — mit Kostenstellen und Kostenarten, wie Sie sie brauchen.
Stimmen Sie den benötigten Umfang mit der Buchhaltung ab. Die Prüfung der Zuordnung gehört vor die Weitergabe, damit Rückfragen anhand derselben Belege geklärt werden können.
Kosten weitergeben
ZeitraumSeptember 2026
Fahrzeuge24
KostenartenEinheitliche Zuordnung
BuchhaltungsdatenFür die Weiterverarbeitung exportieren
04 · DIENSTWAGEN & ABRECHNUNG
Sachbezug schon gerechnetDer geldwerte Vorteil je Dienstwagen wird laufend ermittelt, statt am Jahresende rekonstruiert zu werden.
Prüfen Sie die Angaben anhand der Fahrzeugunterlagen. Sachbezug, THG und Heimladen nutzen unterschiedliche Grundlagen und werden entsprechend getrennt betrachtet. Halten Sie die verwendeten Nutzungsangaben und Belege beim passenden Fahrzeug bereit. So kann die zuständige Bearbeitung Rückfragen anhand derselben Grundlage klären.
Angaben zum DienstwagenBeispiel
Bruttolistenpreis45.000 €
AntriebElektro
NutzungPrivatnutzung
LandDeutschland
FahrzeugdatenLänderlogikNachweise
05 · MANDANTENSTRUKTUR
Dieselbe Struktur bei jedem MandantenEmpfehlen Sie DocuFleet mehreren Mandanten, kommen deren Fuhrparkdaten in derselben Form bei Ihnen an — gleiche Kostenarten, gleicher Export, gleiche Belegqualität. Für Kanzleien mit mehreren Mandanten gibt es ein Partnerprogramm.
Eine abgestimmte Struktur erleichtert die Zusammenarbeit über mehrere Mandanten hinweg. Die Daten bleiben der passenden Gesellschaft zugeordnet. Gleichzeitig können die Beteiligten mit verständlichen Kostenarten und denselben Fragen an die Unterlagen arbeiten.
Mandanten im Überblick
Musterbetrieb NordEinheitliche Kostenarten
Musterbetrieb SüdGleiche Belegstruktur
AuswertungDaten je Mandant zusammenstellen
FAQ
Häufige Fragen
Was sieht der Beobachter-Zugang?
Er liest die Daten des Mandanten, kann aber nichts ändern, anlegen oder löschen. Der Zugang lässt sich jederzeit vom Mandanten entziehen.
In welchem Format kommen die Daten?
Als DATEV-Export sowie als CSV. Die Zuordnung zu Kostenstellen und Kostenarten wird mitgeliefert.
Gibt es Konditionen für Kanzleien?
Ja. Für Kanzleien, die DocuFleet mehreren Mandanten empfehlen, gibt es ein Partnerprogramm — die Konditionen klären wir im Einzelfall, je nachdem ob Sie vermitteln oder die Einrichtung selbst begleiten wollen. Die Einzelheiten stehen auf der Partnerseite.
Muss ich für jeden Mandanten einen eigenen Zugang verwalten?
Sie bekommen je Mandant einen Beobachter-Zugang, alle unter Ihrer eigenen Anmeldung — in der Anwendung wechseln Sie zwischen den Mandanten, ohne sich neu anzumelden. Ein Mandant kann Ihnen den Zugang jederzeit selbst entziehen.
Was sollte die Fuhrparkleitung vor dem Export prüfen?
Fahrzeugzuordnung, Kostenart, Zeitraum und vorhandene Belege sollten zusammenpassen. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, welcher Umfang für die weitere Bearbeitung benötigt wird.
Wie lassen sich Rückfragen zu einem Betrag klären?
Beginnen Sie bei der betreffenden Ausgabe und der zugehörigen Vorlage. Ein gemeinsamer Bezug zu Fahrzeug und Zeitraum erleichtert die Abstimmung zwischen Fuhrpark und Buchhaltung.
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