Digitale Fahrzeugakte
Kennzeichen, Zulassung, Kilometerstand, Verträge, Schäden, Belege: In der Fahrzeugakte liegt alles beisammen, was zu einem Fahrzeug gehört — nachvollziehbar von der Anschaffung bis zur Ausflottung.
FUHRPARKMANAGEMENT
01 · FAHRZEUGAKTE
Ein Fahrzeug, eine Akte
Die Fahrzeugakte ist der Dreh- und Angelpunkt: Alles, was am Fahrzeug passiert, sammelt sich hier von selbst.
Ergänzen Sie die Angaben, die Ihr Team im Alltag benötigt. Das Fahrzeug wird damit zum gemeinsamen Bezugspunkt für Verträge, Kosten, Termine und Unterlagen.
Angelegt in zwei Minuten
Der Zulassungsschein wird abfotografiert, die KI liest die Fahrzeugdaten aus. Hersteller und Modell schlagen sich beim Tippen selbst vor.
Alles am Fahrzeug
Kosten, Schäden, Wartungen, Verträge, Termine und Dokumente hängen am Fahrzeug — sichtbar als durchgehende Historie statt verteilt auf fünf Systeme.
Ausflotten statt löschen
Verkaufte Fahrzeuge werden archiviert, nicht gelöscht: Die Historie bleibt für Prüfungen erhalten, offene Termine und Aufgaben werden sauber storniert.
02 · FAHRERZUORDNUNG
Wer fährt welches Fahrzeug?
Die Zuordnung verbindet die Fahrzeugakte mit der zuständigen Person und dem Nutzungszeitraum. Bei einem Wechsel bleibt der Zusammenhang nachvollziehbar.
Beziehen Sie die Zuordnung auf den tatsächlichen Nutzungszeitraum. Gerade bei wechselnden Fahrern hilft dieser Zusammenhang bei Übergaben und späteren Rückfragen. Der aktuelle Fahrer und die dokumentierte frühere Nutzung bleiben dadurch unterscheidbar.
03 · FAHRZEUGUNTERLAGEN
Unterlagen direkt in der Fahrzeugakte.
Zulassung, Übergabeprotokoll und Prüfnachweise bleiben beim Fahrzeug. Ihr Team findet die benötigten Informationen an einem gemeinsamen Ort.
Ordnen Sie neue Unterlagen direkt im Fahrzeugkontext ein. Damit beginnt die Suche bei der passenden Akte und führt von dort zum Vertrag, Beleg oder Nachweis.
SO FUNKTIONIERT'S
In vier Schritten zur vollständigen Fahrzeugakte.
Fahrzeug erfassen
Stammdaten und Kennzeichen bilden den Ausgangspunkt der Fahrzeugakte.
Ergänzen Sie die Angaben, die Ihr Team im Alltag benötigt. Das Fahrzeug wird damit zum gemeinsamen Bezugspunkt für Verträge, Kosten, Termine und Unterlagen.
Fahrer zuordnen
Die zuständige Person bleibt direkt am Fahrzeug sichtbar.
Die Zuordnung erleichtert Rückfragen und die Abstimmung im Team. Bei einem Wechsel können Sie den aktuellen Stand am Fahrzeug weiterführen, während frühere Vorgänge erhalten bleiben.
Unterlagen verbinden
Verträge, Belege und Prüfunterlagen sind in derselben Akte erreichbar.
Ordnen Sie neue Unterlagen direkt im Fahrzeugkontext ein. Damit beginnt die Suche bei der passenden Akte und führt von dort zum Vertrag, Beleg oder Nachweis.
Historie fortführen
Neue Vorgänge ergänzen die Geschichte des Fahrzeugs.
Das Team arbeitet am bestehenden Zusammenhang weiter. Auch bei einer Vertretung lassen sich die bisherigen Unterlagen und offenen Themen am Fahrzeug nachvollziehen.
FAQ
Häufige Fragen
Was steht in der digitalen Fahrzeugakte?
Alles, was am Fahrzeug passiert: Stammdaten, Termine, Kosten, Belege, Schäden, Verträge, Dokumente und die Fahrerzuordnung. Daraus entsteht eine durchgehende Historie von der Anschaffung bis zur Ausflottung.
Wie lege ich Fahrzeuge an?
Einzeln im Formular oder gesammelt per Import aus einer Excel- oder CSV-Datei. Im Tarif Pro liest die KI die Fahrzeugdaten zusätzlich aus einem Foto des Zulassungsscheins.
Was passiert mit verkauften Fahrzeugen?
Sie werden archiviert statt gelöscht. Die Historie bleibt für Prüfungen erhalten, offene Termine und Aufgaben werden storniert. Archivierte Fahrzeuge zählen in der Abrechnung nicht mehr als aktive Fahrzeuge.
Welche Unterlagen sollte ich zuerst am Fahrzeug sammeln?
Beginnen Sie mit den Stammdaten, den aktuellen Verträgen und den wichtigen Prüf- und Wartungsunterlagen. Weitere Belege können anschließend im passenden Zusammenhang ergänzt werden.
Was hilft bei einem Fahrerwechsel?
Prüfen Sie die aktuelle Zuordnung und halten Sie die Übergabe nachvollziehbar fest. Die bestehenden Verträge, Kosten und Nachweise gehören weiterhin zur Fahrzeugakte, damit der Verlauf erhalten bleibt.
Warum werden Vorgänge mit dem Fahrzeug verbunden?
Das Fahrzeug bietet einen gemeinsamen Ausgangspunkt. Das Team erreicht von dort die zugehörigen Kosten, Termine, Verträge und Unterlagen, statt jeden Bereich einzeln nach dem Kennzeichen zu durchsuchen.
Wie bereite ich eine Vertretung in der Fuhrparkleitung vor?
Halten Sie Zuständigkeit und offene Vorgänge in der Akte aktuell. Die Vertretung kann sich so am dokumentierten Stand orientieren und die nächsten Schritte am Fahrzeug weiterbearbeiten.