Bußgeldbescheide abwickeln
Ein Bußgeldbescheid kommt an das Unternehmen, gefahren ist ein Mitarbeiter — und die Anhörungsfrist läuft. DocuFleet liest den Bescheid per KI ein, ordnet ihn Fahrzeug und Fahrer zu und begleitet die Abwicklung bis zum Abschluss.
01 · BUSSGELDVORGÄNGE
Vom Bescheid zum erledigten Fall
Der teure Teil am Bußgeld ist selten das Bußgeld — es sind die verpassten Fristen.
Übernehmen Sie Aktenzeichen, Tatzeit und die Angaben aus dem Schreiben. Die Originalunterlage bleibt die Grundlage, anhand derer Sie den Vorgang prüfen und weiterbearbeiten.
Die KI liest, welches Schreiben da liegt
Anhörungsbogen, Verwarnung oder Bescheid: Die Dokumentart wird erkannt, nicht geraten — zusammen mit Aktenzeichen, Tatzeit, Betrag und den genannten Fristen.
Zwei Fristen, ein Anker
Anhörungs- und Einspruchsfrist laufen ab dem Tag der Zustellung, nicht ab dem Datum auf dem Brief. Sie tragen ein, wann der Brief ankam — überwacht werden beide, jede mit eigener Kadenz.
Fahrer benennen, ohne Rätselraten
Über den Tatzeitpunkt findet sich der verantwortliche Fahrer. Vor der Benennung lässt sich zurückfragen, ob er wirklich gefahren ist — die Antwort steht am Vorgang, statt im Flur zu verhallen.
Die Antwort geht von Ihnen raus
Microsoft 365 oder Google Workspace einmalig verbinden, dann verlässt die Fahrerbenennung Ihr eigenes Postfach: Die Behörde antwortet an Sie, die Nachricht liegt in Ihrem Gesendet-Ordner. Ohne Anbindung versendet DocuFleet — dann sagt die Rückmeldung, unter welcher Adresse.
Ein Fahrverbot sperrt den Fahrer
Läuft ein Fahrverbot, ist die Person für den Zeitraum gesperrt — abgeleitet aus den Daten des Vorgangs, nicht von Hand geschaltet. Sie erfährt Grund und Datum, statt vor einer wortlosen Sperre zu stehen.
02 · ANTWORTFRISTEN
Die Antwortfrist bleibt im Blick.
Erfassen Sie die Frist aus dem Bescheid und ordnen Sie die Bearbeitung zu. So stehen Termin, Unterlagen und nächster Schritt gemeinsam am Vorgang.
Halten Sie Zuständigkeit, Bearbeitungsstand und vorhandene Rückmeldungen zusammen. Für die maßgebliche Frist und die erforderliche Reaktion bleibt das konkrete Schreiben entscheidend.
03 · VORGANGSUNTERLAGEN
Bescheid und Bearbeitung dokumentieren.
Die Anfrage und die zugehörigen Unterlagen bleiben am Vorgang. Auch nach der Rückmeldung kann das Team den Bearbeitungsstand nachvollziehen.
Aktenzeichen, Originalschreiben und dokumentierte Rückmeldungen bilden den Zusammenhang des Falls. Halten Sie den aktuellen Stand dort fest. Eine Vertretung kann dadurch erkennen, welche Angaben bereits geprüft wurden und welche Bearbeitung noch aussteht.
SO FUNKTIONIERT'S
Den Bescheid Schritt für Schritt bearbeiten.
Bescheid erfassen
Den Bescheid mit seinen Angaben als Vorgang erfassen.
Übernehmen Sie Aktenzeichen, Tatzeit und die Angaben aus dem Schreiben. Die Originalunterlage bleibt die Grundlage, anhand derer Sie den Vorgang prüfen und weiterbearbeiten.
Fahrzeug zuordnen
Kennzeichen und Fahrzeugbezug prüfen.
Vergleichen Sie das Kennzeichen im Schreiben mit dem Fuhrpark. Erst mit dem passenden Fahrzeugbezug lässt sich die weitere Klärung im richtigen Zusammenhang fortsetzen.
Fahrer prüfen
Die Fahrerzuordnung für den betroffenen Zeitpunkt klären.
Betrachten Sie die Zuordnung im Zusammenhang mit der Tatzeit. Eine aktuelle Fahrzeugzuweisung allein ersetzt nicht die Prüfung, wer das Fahrzeug zum genannten Zeitpunkt genutzt hat.
Frist bearbeiten
Die Rückmeldung und weitere Bearbeitung innerhalb der Frist verfolgen.
Halten Sie Zuständigkeit, Bearbeitungsstand und vorhandene Rückmeldungen zusammen. Für die maßgebliche Frist und die erforderliche Reaktion bleibt das konkrete Schreiben entscheidend.
FAQ
Häufige Fragen
Wie wickelt DocuFleet einen Bußgeldbescheid ab?
Der Bescheid wird per KI erfasst: Die Dokumentart wird erkannt, Aktenzeichen, Tatzeit, Betrag und Fristen werden gelesen. Über den Tatzeitpunkt findet sich der verantwortliche Fahrer, und die Fristen des Falls werden überwacht.
Ab wann laufen Anhörungs- und Einspruchsfrist?
Ab dem Tag der Zustellung, nicht ab dem Datum auf dem Brief. Sie tragen ein, wann das Schreiben ankam, und DocuFleet überwacht beide Fristen.
Kann die Fahrerbenennung aus unserem eigenen Postfach verschickt werden?
Ja. Verbinden Sie einmalig Microsoft 365 oder Google Workspace, dann geht die Benennung aus Ihrem Postfach hinaus und die Behörde antwortet direkt an Sie. Ohne diese Anbindung versendet DocuFleet die Nachricht.
Welche Angaben prüfe ich beim Eingang eines Schreibens zuerst?
Vergleichen Sie Aktenzeichen, Kennzeichen, Tatzeit und die im Schreiben genannte Frist. Die Originalunterlage bildet die Grundlage für die Zuordnung und die weitere Bearbeitung.
Warum ist der Zeitpunkt bei der Fahrerzuordnung wichtig?
Die heutige Fahrzeugzuordnung muss nicht der Nutzung zum genannten Zeitpunkt entsprechen. Prüfen Sie deshalb die relevanten Unterlagen zum tatsächlichen Zeitraum, bevor Sie eine Zuordnung übernehmen.
Wie halte ich die Bearbeitung im Team nachvollziehbar?
Führen Sie Schreiben, Zuständigkeit, Bearbeitungsstand und vorhandene Rückmeldungen am selben Vorgang. So sieht die Vertretung, welche Schritte bereits dokumentiert sind.
Was hilft, wenn mehrere Schreiben denselben Fall betreffen?
Achten Sie auf den Zusammenhang über Aktenzeichen und Inhalt. Halten Sie die zugehörigen Unterlagen gemeinsam erreichbar, damit bei Rückfragen auf die richtige Vorlage zurückgegriffen wird.