Wartung & Werkstatttermine
Inspektion alle 30.000 km oder jedes Jahr — je nachdem, was zuerst eintritt. DocuFleet rechnet beides mit, warnt rechtzeitig vor und übernimmt die Werkstattrechnung ohne doppelte Erfassung in die Kostenrechnung.
01 · WARTUNGSPLANUNG
Service, bevor der Motor sich meldet
Kilometer und Kalender laufen unterschiedlich schnell — DocuFleet beobachtet beide Fristen gleichzeitig.
Übernehmen Sie die zum Fahrzeug gehörenden Vorgaben und halten Sie den letzten bekannten Stand fest. Damit haben Zeit und Laufleistung ihren Platz in derselben Planung.
Kilometer und Zeit zugleich
Jedes Intervall kann an Laufleistung, an Zeit oder an beidem hängen. Fällig ist, was zuerst eintritt — mit Vorwarnung, solange noch Termine frei sind.
Rechnung ohne Doppelerfassung
Die Werkstattrechnung wird an der Wartung erfasst und ist zugleich als Kostenposition gebucht — einmal eingeben, an beiden Stellen sichtbar.
Beleg auch später nachreichbar
Wartung heute abschließen, Rechnung kommt nächste Woche: Der Beleg lässt sich nachreichen, ohne den Vorgang aufzubrechen.
Reifen scannen — Flanke oder Rechnung
Marke, Dimension, DOT und Saison entstehen aus einem Foto der Seitenwand oder aus der Reifenrechnung. Beides ergänzt sich: Auf der Flanke steht kein Preis, auf dem Beleg fast nie das DOT. Steht ein Betrag drauf, wird beim Anlegen gleich die Kostenbuchung erzeugt.
02 · WERKSTATTTERMIN
Der Werkstatttermin steht am Fahrzeug.
Stimmen Sie Termin und Leistung für die anstehende Wartung ab. Der aktuelle Kilometerstand bleibt im Zusammenhang sichtbar.
Ergänzen Sie Anlass, Termin und die verantwortliche Person. Das Team sieht am Fahrzeug, was vorgesehen ist und welche Unterlagen für den Werkstattbesuch gebraucht werden.
03 · WARTUNGSNACHWEISE
Leistung und Rechnung dokumentieren.
Ergänzen Sie die durchgeführte Wartung um Kilometerstand und Beleg. So bleibt die Fahrzeughistorie nach dem Werkstattbesuch vollständig.
Ergänzen Sie die tatsächlich ausgeführten Arbeiten. Mit Rechnung und Kilometerstand entsteht ein nachvollziehbarer Wartungsverlauf für spätere Rückfragen und die weitere Planung.
SO FUNKTIONIERT'S
Wartung planen und nachvollziehbar abschließen.
Intervall festlegen
Zeit- oder kilometerbezogene Intervalle am Fahrzeug hinterlegen.
Übernehmen Sie die zum Fahrzeug gehörenden Vorgaben und halten Sie den letzten bekannten Stand fest. Damit haben Zeit und Laufleistung ihren Platz in derselben Planung.
Bedarf erkennen
Den aktuellen Stand mit dem hinterlegten Intervall vergleichen.
Beziehen Sie Kilometerstand und bisherigen Wartungsverlauf ein. Der nächste Werkstattbesuch lässt sich so anhand der Fahrzeugdaten vorbereiten und mit dem Team abstimmen.
Werkstatt planen
Werkstatt und Termin mit dem Fahrzeug verbinden.
Ergänzen Sie Anlass, Termin und die verantwortliche Person. Das Team sieht am Fahrzeug, was vorgesehen ist und welche Unterlagen für den Werkstattbesuch gebraucht werden.
Wartung dokumentieren
Leistung, Beleg und aktualisierten Stand gemeinsam festhalten.
Ergänzen Sie die tatsächlich ausgeführten Arbeiten. Mit Rechnung und Kilometerstand entsteht ein nachvollziehbarer Wartungsverlauf für spätere Rückfragen und die weitere Planung.
FAQ
Häufige Fragen
Wie plant DocuFleet Wartungstermine?
Nach Kilometerstand und nach Zeit zugleich, fällig wird, was zuerst eintritt. Eine Vorwarnstufe meldet sich, solange sich noch ein Werkstatttermin planen lässt.
Muss ich die Werkstattrechnung doppelt erfassen?
Nein. Die Rechnung wird an der Wartung erfasst und ist zugleich als Kostenposition gebucht. Kommt sie erst später, reichen Sie den Beleg nach, ohne den Vorgang aufzubrechen.
Warum sind Kilometerstand und Datum gemeinsam wichtig?
Wartungsbedarf kann sich aus Nutzung und Zeit ergeben. Der aktuelle Stand und die hinterlegten Intervalle helfen dabei, den nächsten Werkstattbesuch anhand desselben Fahrzeugverlaufs vorzubereiten.
Was sollte nach dem Werkstattbesuch ergänzt werden?
Halten Sie die ausgeführte Leistung, den Kilometerstand und den vorhandenen Beleg fest. Diese Angaben ergänzen die Wartungshistorie und helfen bei der weiteren Planung.
Wie bereite ich einen Werkstatttermin für das Team vor?
Verbinden Sie Anlass, Termin und Fahrzeug. Ergänzen Sie die Zuständigkeit und die benötigten Unterlagen, damit die Vorbereitung auch bei einer Vertretung verständlich bleibt.
Wo finde ich frühere Wartungen wieder?
Beginnen Sie in der Fahrzeugakte und den dort zugeordneten Vorgängen. Der dokumentierte Verlauf verbindet frühere Arbeiten mit den vorhandenen Belegen.