Poolfahrzeuge buchen & verwalten
Wer fährt wann welches Poolfahrzeug? Ihre Mitarbeiter buchen selbst, Doppelbelegungen sind ausgeschlossen, und Übergabe wie Rückgabe laufen protokolliert — ohne Schlüsselbrett-Zettel und ohne Rückfragen im Sekretariat.
01 · POOLWAGENBUCHUNG
Poolwagen, die sich selbst organisieren
Von der Anfrage bis zur Rückgabe: ein Ablauf, den alle Beteiligten ohne Schulung verstehen.
Tragen Sie den geplanten Nutzungszeitraum ein. Mit einem klaren Beginn und Ende lässt sich die Anfrage im Zusammenhang mit weiteren Buchungen betrachten.
Anfrage statt Zuruf
Der Mitarbeiter wählt Zeitraum und Fahrzeug, Sie genehmigen — oder lassen passende Anfragen automatisch genehmigen. Überschneidungen weist das System ab.
Warteliste mit Nachrückung
Ist der Wunschtermin belegt, kann sich der Mitarbeiter vormerken. Wird der Slot frei, bekommt er eine Nachricht und übernimmt ihn mit einem Klick.
Übergabe & Rückgabe dokumentiert
Stellplatz, Kilometerstand und Zustand werden bei Ausgabe und Rückgabe festgehalten — mit Protokoll, das der Fahrer selbst abschließen kann.
02 · FAHRERZUORDNUNG
Eine Buchung. Eine klare Zuordnung.
Fahrzeug, Person und Nutzungszeitraum gehören zusammen. So bleibt erkennbar, wer den Poolwagen für die jeweilige Fahrt vorgesehen hat.
Beziehen Sie die Zuordnung auf den tatsächlichen Nutzungszeitraum. Gerade bei wechselnden Fahrern hilft dieser Zusammenhang bei Übergaben und späteren Rückfragen. Der aktuelle Fahrer und die dokumentierte frühere Nutzung bleiben dadurch unterscheidbar.
03 · FAHRZEUGÜBERGABE
Übernehmen und Zustand festhalten.
Dokumentieren Sie Kilometerstand und Zustand bei der Übergabe. Die Angaben ergänzen die Buchung und bleiben am Fahrzeug nachvollziehbar.
Ergänzen Sie Kilometerstand und vorhandene Fotos zum dokumentierten Zustand. Das Team kann die Angaben später mit der konkreten Übernahme oder Rückgabe verbinden. Die Fahrzeughistorie erhält dadurch einen verständlichen Übergabepunkt.
SO FUNKTIONIERT'S
Von der Anfrage bis zur Fahrzeugübergabe.
Zeitraum wählen
Beginn und Ende der gewünschten Nutzung festlegen.
Tragen Sie den geplanten Nutzungszeitraum ein. Mit einem klaren Beginn und Ende lässt sich die Anfrage im Zusammenhang mit weiteren Buchungen betrachten.
Fahrzeug anfragen
Das passende Poolfahrzeug für den Zeitraum auswählen.
Prüfen Sie, welches Fahrzeug zum Einsatz passt. Der gewünschte Zeitraum bleibt Teil der Anfrage, sodass die zuständige Person die Nutzung einordnen kann.
Freigabe erhalten
Die zuständige Person prüft die Buchungsanfrage.
Nach der Prüfung steht fest, wie es mit der Anfrage weitergeht. Die Abstimmung bleibt an der Buchung, statt sich auf einzelne Nachrichten im Team zu verteilen.
Übernahme dokumentieren
Zustand und Übergabe werden im vorgesehenen Ablauf festgehalten.
Halten Sie die für Übernahme und Rückgabe relevanten Angaben fest. So kann das Team die Nutzung später dem Fahrzeug und der Buchung zuordnen.
FAQ
Häufige Fragen
Wie buchen Mitarbeiter ein Poolfahrzeug?
Sie wählen Zeitraum und Fahrzeug und stellen eine Anfrage. Die Fuhrparkleitung genehmigt sie, oder passende Anfragen werden automatisch genehmigt. Überschneidungen weist das System ab, Doppelbelegungen sind damit ausgeschlossen.
Was passiert, wenn das Wunschfahrzeug belegt ist?
Mitarbeiter können sich vormerken lassen. Wird der Zeitraum frei, bekommen sie eine Nachricht und übernehmen die Buchung mit einem Klick.
Wie werden Übergabe und Rückgabe dokumentiert?
Bei Ausgabe und Rückgabe werden Stellplatz, Kilometerstand und Zustand festgehalten. Das Protokoll kann der Fahrer selbst abschließen, die Angaben bleiben am Fahrzeug nachvollziehbar.
Was sollte eine Buchungsanfrage enthalten?
Ein klarer Nutzungszeitraum und das gewünschte Fahrzeug erleichtern die Prüfung. Beginn und Ende helfen der zuständigen Person, die Anfrage im Zusammenhang mit weiteren Buchungen zu betrachten.
Welche Angaben helfen bei der Rückgabe eines Poolfahrzeugs?
Dokumentieren Sie den Zustand und die relevanten Übergabeangaben im vorgesehenen Ablauf. Auffälligkeiten sollten der Buchung und dem Fahrzeug zugeordnet werden können.
Wie hält das Team den Stand einer Anfrage fest?
Die Bearbeitung bleibt an der Buchung. So lässt sich nachvollziehen, welcher Zeitraum angefragt wurde und ob die zuständige Person die Nutzung bereits geprüft hat.
Warum gehört die Übergabe zur Buchung?
Buchung und Übergabe beschreiben denselben Einsatz aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Gemeinsam helfen sie, Nutzungszeitraum, Fahrzeug und dokumentierten Zustand später einzuordnen.