FUHRPARKMANAGEMENT
Postfach je Mandant
Eigene Empfangsadressen halten die Post der jeweiligen Gesellschaft oder des jeweiligen Mandanten zusammen.
DOKUMENTE & POSTFACH
Die Post kommt an.
Alles findet seinen Platz.
Rechnungen, Verträge und Bescheide weiterleiten, prüfen und am Fahrzeug ablegen. Ein gemeinsamer Ort für die Unterlagen, die Ihren Fuhrpark begleiten.
- Eigenes E-Mail-Postfach
- Datei-Upload und Foto
- Ablage mit Vorschau und Suche
IM ARBEITSALLTAG
Eine Ablage, die Ihren Fuhrpark versteht.
Dokumente kommen über den gewohnten Weg hinein und bleiben dort auffindbar, wo sie gebraucht werden.
Erlaubte Absender
Sie legen fest, welche Adressen einliefern dürfen. Nicht eindeutig zugeordnete Post wird gesondert bearbeitet.
Direkt am Fahrzeug
Rechnungen, Verträge und Protokolle werden im passenden Fahrzeugkontext abgelegt.
Unternehmensablage
Richtlinien, Merkblätter und Formulare ohne Fahrzeugbezug finden ebenfalls ihren festen Platz.
Sichtbarkeit nach Rolle
Bestimmen Sie je Dokument, welche Rollen die Unterlagen sehen dürfen.
Festschreibung und Verlauf
Festgeschriebene Dokumente bleiben unveränderbar. Der Änderungsverlauf macht die Bearbeitung nachvollziehbar.
01 · DOKUMENTENZUORDNUNG
Weiterleiten. Prüfen.
Wiederfinden.
Der Posteingang wird zum Teil Ihres Arbeitsablaufs. Sie behalten den Überblick darüber, was angekommen ist, wohin es gehört und was noch zu prüfen ist.
Kontrollieren Sie die Dokumentart, den Fahrzeugbezug und die erkannten Angaben anhand der Vorlage. Fehlendes wird ergänzt, bevor die Unterlage in die weitere Bearbeitung geht.
Dokument zuordnenVorschlag
Werkstattrechnung.pdfAutohaus West · 10.09.2026
FahrzeugM · DF 2401
KostenartWartung
Betrag netto486,50 €
Umsatzsteuer92,44 €
Vorlage vergleichen und bestätigenZur Prüfung
02 · GEMEINSAMER POSTEINGANG
Ein gemeinsamer Posteingang.
Rechnungen, Verträge und weitere Unterlagen werden im Fuhrpark-Postfach gesammelt. Prüfen Sie Dokumentart und Zuordnung im Zusammenhang mit der Vorlage.
Rechnungen und Unterlagen kommen dort an, wo das Team sie gemeinsam bearbeiten kann. Neben dem Postfach lassen sich Dokumente auch als Datei oder Foto bereitstellen.
Fuhrpark-Posteingang
Werkstattrechnung.pdfAutohaus West · 10.09.2026
NeuLeasingvertrag.pdfM · DF 2401
ZuordnenUnternehmensunterlagenEigene Ablage ohne Fahrzeugbezug
03 · NACHWEISE WIEDERFINDEN
Die passende Unterlage wiederfinden.
Suche, Vorschau und Fahrzeugbezug führen zum benötigten Dokument. Nachweise bleiben an der richtigen Akte und müssen nicht erneut zusammengesucht werden.
Beginnen Sie beim bekannten Zusammenhang, etwa dem Fahrzeug oder dem Namen der Unterlage. Suche und Vorschau helfen, das passende Dokument zu erkennen. Dadurch lässt sich die Grundlage einer früheren Entscheidung auch später wieder ansehen.
Nachweise wiederfinden
SuchePrüfprotokoll
FahrzeugM · DF 2401
Prüfprotokoll.pdf12.09.2026 · Fahrzeugakte
PDFUnterlagenAm zugehörigen Vorgang
OrdnerSO FUNKTIONIERT'S
Vom Posteingang in die richtige Ablage.
Schritt 01 / 04
Weiterleiten
Eine E-Mail mit Rechnung, Vertrag oder Bescheid an das zugehörige Postfach senden.
Rechnungen und Unterlagen kommen dort an, wo das Team sie gemeinsam bearbeiten kann. Neben dem Postfach lassen sich Dokumente auch als Datei oder Foto bereitstellen.
Erkennen
Dokumentart und Fahrzeugbezug werden vorbereitet.
Die Vorbereitung hilft dabei, die Unterlage in den richtigen Zusammenhang zu bringen. Das Original bleibt die Grundlage für die anschließende Prüfung durch Ihr Team.
Prüfen
Vorschlag und Dokument gemeinsam ansehen und die Angaben bestätigen.
Kontrollieren Sie die Dokumentart, den Fahrzeugbezug und die erkannten Angaben anhand der Vorlage. Fehlendes wird ergänzt, bevor die Unterlage in die weitere Bearbeitung geht.
Ablegen
Die Unterlagen bleiben am Fahrzeug oder in der Unternehmensablage auffindbar.
Suche, Vorschau und Zuordnung führen später zurück zur passenden Unterlage. Allgemeine Richtlinien und Formulare erhalten ihren Platz in der Unternehmensablage, auch ohne Bezug zu einem einzelnen Fahrzeug.
FAQ
Häufige Fragen
Muss jedes Dokument per E-Mail kommen?
Nein. Neben dem Postfach stehen Datei-Upload und Foto zur Verfügung. Sie können den Weg nutzen, der zum jeweiligen Vorgang passt.
Können mehrere Gesellschaften getrennte Postfächer nutzen?
Ja. Jeder Mandant kann ein eigenes E-Mail-Postfach nutzen. Eingehende Post wird innerhalb dieses Zusammenhangs zugeordnet.
Wie finde ich ein Dokument wieder?
Die Ablage bietet Ordner, eine Vorschau und eine Suche über Name und Bezeichnung. Fahrzeugbezogene Unterlagen stehen im jeweiligen Fahrzeugkontext.
Sind alle Dokumente sofort unveränderbar?
Die Unveränderbarkeit gilt für festgeschriebene Dokumente. Änderungen und Bearbeitung werden im vorgesehenen Verlauf nachvollziehbar gehalten.
Wo lege ich Richtlinien ohne Fahrzeugbezug ab?
Dafür ist die Unternehmensablage vorgesehen. Allgemeine Formulare, Merkblätter und Richtlinien erhalten dort einen festen Platz. Unterlagen zu einem Fahrzeug werden dagegen in dessen Zusammenhang abgelegt.
Was sollte ich vor der Zuordnung eines Dokuments prüfen?
Vergleichen Sie Dokumentart, Fahrzeugbezug und erkannte Angaben mit dem Original. Besonders bei ähnlichen Kennzeichen oder mehreren Gesellschaften lohnt sich diese Kontrolle, bevor die Unterlage weiterbearbeitet wird.