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Vom Kommunalfahrzeug über den Bauhof-Transporter bis zum Dienstwagen der Verwaltung: DocuFleet führt einen gemischten kommunalen Fuhrpark nachvollziehbar — mit Nachweisen, die auch der Rechnungsprüfung standhalten.
01 · FAHRZEUGARTEN
Vom Kehrfahrzeug bis zum DienstwagenKommunale Fuhrparks sind selten homogen. Nutzfahrzeuge, Anhänger, Kleingeräte und Dienstwagen laufen in derselben Übersicht — mit eigenen Feldern je Fahrzeugart.
Der gemeinsame Aufbau der Akten hilft auch bei einem gemischten Bestand. Die konkreten Angaben und Prüfanlässe bleiben am jeweiligen Fahrzeug oder Gerät. So müssen verschiedene Bereiche ihre Unterlagen nicht in getrennten Listen organisieren.
02 · GETRENNTE PRÜFZYKLEN
Prüfungen ohne KarteikastenUVV-Prüfung, HU und wiederkehrende Unterweisungen werden je Fahrzeug und Mitarbeiter geführt. Der Nachweis liegt am Fahrzeug, nicht im Ordner des Bauhofleiters.
Jeder Anlass erhält seinen eigenen Termin und den passenden Nachweis. Das Team kann dadurch unterscheiden, ob eine Fahrzeugprüfung oder eine Unterweisung ansteht. Die gemeinsame Fahrzeugakte macht die einzelnen Vorgänge trotzdem von einem Ort aus erreichbar.
03 · FAHRZEUGHISTORIE
Nachvollziehbar für die PrüfungWer wann welches Fahrzeug bewegt hat und welche Kosten entstanden sind, bleibt lückenlos dokumentiert — nachvollziehbar auch Jahre später.
Neue Unterlagen ergänzen den vorhandenen Fahrzeugverlauf. Prüfung, Werkstattbesuch und Rechnung lassen sich dadurch zeitlich einordnen. Auch eine Vertretung kann den Stand nachvollziehen, ohne die Entstehung jedes Vorgangs persönlich zu kennen.
04 · STANDORTE & GESELLSCHAFTEN
Mehrere Ämter, ein SystemBauhof, Verwaltung und Eigenbetriebe lassen sich als getrennte Mandanten führen und trotzdem gemeinsam auswerten.
Fahrzeuge und Unterlagen bleiben der passenden organisatorischen Einheit zugeordnet. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Ämtern, Standorten oder Gesellschaften. Zuständigkeiten und Ablage können gemeinsam strukturiert werden, ohne die jeweiligen Zusammenhänge zu verlieren.
In Kommunen verteilt sich der Fuhrpark oft über mehrere Stellen: Der Bauhof betreut die Nutzfahrzeuge, das Hauptamt die Dienstwagen, und für die Feuerwehrfahrzeuge gilt ohnehin ein eigener Rhythmus. Ein zentraler Überblick fehlt — bis eine Frist versäumt wird oder die Rechnungsprüfung nachfragt.
DocuFleet führt diese Fahrzeuge in einem System, ohne sie über einen Kamm zu scheren: Jede Fahrzeugart bekommt eigene Felder und eigene Prüfintervalle, und die Zuständigkeiten lassen sich über Rollen und Mandanten sauber trennen.
Der Vorteil zeigt sich bei der Dokumentation. Prüfungen, Reparaturen und Kosten hängen am Fahrzeug und bleiben dort — auch wenn die Kollegin, die den Vorgang angelegt hat, längst in einem anderen Amt arbeitet.
FAQ
Ja. Über Mandanten trennen Sie Bereiche voneinander, ohne den Gesamtüberblick zu verlieren — jede Stelle sieht ihre Fahrzeuge, die Leitung sieht alles.
Ja. Was eine Prüffrist hat, führen Sie genauso wie ein Fahrzeug — inklusive UVV-Terminen und Nachweisen.
Kosten werden nach GoBD-Grundsätzen festgeschrieben und sind danach unveränderbar; Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung. Jede Änderung bleibt über das Audit-Log nachvollziehbar.
Ordnen Sie Fahrzeuge den passenden Standorten oder Zuständigkeiten zu. Kosten, Termine und Nachweise bleiben dadurch sowohl am Fahrzeug als auch im organisatorischen Zusammenhang verständlich.
Eine klare Zuständigkeit und die zugehörigen Unterlagen am Vorgang helfen bei der Weiterbearbeitung. Die Vertretung sieht, worum es geht und welcher Schritt noch ansteht.