Ihre Fuhrparkdaten gehören Ihnen
Fuhrparkdaten sind Personendaten: Wer wann welches Fahrzeug gefahren hat, wessen Führerschein kontrolliert wurde, welcher Schaden wem zuzuordnen ist. Deshalb liegen sie auf Servern in der EU — und wer davon was zu sehen bekommt, entscheiden Sie über abgestufte Rollen.
Vier Zusagen
01 · VERARBEITUNG & ABLAGE
Gehostet in der EUAnwendung, Datenbank und Dokumente liegen auf Servern in der Europäischen Union. Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt.
Zum Arbeitsablauf gehören auch die Wege der Daten: von der Aufnahme über die Verarbeitung bis zur Ablage. Diese Übersicht erleichtert es, Fragen zu Zugriffen und zur Verarbeitung im Unternehmen auf einer gemeinsamen Grundlage zu besprechen.
02 · ROLLEN & BERECHTIGUNGEN
Abgestufte RollenFünf Rollen vom Besitzer bis zum Beobachter. Fahrer sehen nur, was sie für ihre Fahrzeuge brauchen, der Beobachter-Zugang liest ausschließlich mit.
Rolle und Zuständigkeit sollen zu den tatsächlichen Aufgaben im Unternehmen passen. Überprüfen Sie die Zuordnung bei einem Wechsel im Team. Dadurch bleibt verständlich, wer welche Bereiche einsehen und bearbeiten soll.
03 · FAHRZEUGHISTORIE
Nachvollziehbar dokumentiertWer was wann geändert hat, hält ein Änderungsprotokoll fest, das nur ergänzt und nie überschrieben wird — auch von uns nicht.
Neue Unterlagen ergänzen den vorhandenen Fahrzeugverlauf. Prüfung, Werkstattbesuch und Rechnung lassen sich dadurch zeitlich einordnen. Auch eine Vertretung kann den Stand nachvollziehen, ohne die Entstehung jedes Vorgangs persönlich zu kennen.
04 · DATEN WEITERVERWENDEN
Ihre Daten bleiben IhreExport jederzeit, Löschung nach Vertragsende, keine Nutzung für KI-Training. Passwörter liegen zu keinem Zeitpunkt bei uns.
Klären Sie, welche Angaben für die weitere Verwendung benötigt werden. Fahrzeugbezug und Zeitraum helfen, den gewünschten Umfang einzugrenzen. Die bereitgestellten Daten können anschließend auf Vollständigkeit und passende Zuordnung geprüft werden.
Wer welche Daten zu sehen bekommt
Ein Fuhrpark ist kein Ort, an dem alle alles sehen sollen: Die Führerscheinkontrolle geht die Fuhrparkleitung an, nicht die Kollegin aus dem Nachbarbereich, und ein Bußgeldbescheid nennt eine Person. DocuFleet kennt deshalb fünf Rollen — Besitzer, Administration, Fuhrparkleitung, Fahrer und Beobachter. Fahrer sehen ihre eigenen Fahrzeuge und Vorgänge, die Fuhrparkleitung die Fahrzeuge ihres Bereichs, und der Beobachter-Zugang für die Steuerkanzlei liest ausschließlich mit.
Die Anmeldung läuft über einen spezialisierten Anbieter für Identitätsverwaltung; Passwörter liegen zu keinem Zeitpunkt in der DocuFleet-Datenbank, eine Zwei-Faktor-Anmeldung steht bereit. Rollen vergeben Sie selbst und können Zugänge jederzeit entziehen — scheidet jemand aus, endet der Zugriff mit derselben Handbewegung.
Unveränderbar, wo das Gesetz es verlangt
Steuerlich relevante Belege werden festgeschrieben und sind danach nicht mehr änderbar. Korrekturen laufen als Storno mit Gegenbuchung, Fahrzeuge und Verträge werden archiviert statt gelöscht. So bleibt die Historie für eine Betriebsprüfung vollständig — und gleichzeitig nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
Kurz gesagt
DocuFleet ist ein junges Produkt aus Wien. Was Sie bekommen, ist Hosting in der EU, Rollen, die Sie selbst vergeben, ein Änderungsprotokoll, das nichts vergisst — und einen Ansprechpartner, der Ihnen Ihre Fragen dazu direkt beantwortet.
Vollständige Angaben zu Zwecken, Rechtsgrundlagen und eingesetzten Dienstleistern finden Sie in der Datenschutzerklärung. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und weitere Unterlagen für Ihre IT-Prüfung erhalten Sie über das Kontaktformular.
FAQ
Häufige Fragen
Wer in unserem Unternehmen sieht welche Daten?
Das entscheiden Sie über die Rollen. Besitzer und Administration verwalten das gesamte Unternehmen, die Fuhrparkleitung arbeitet mit den Fahrzeugen, für die sie zuständig ist, Fahrer sehen ihre eigenen Fahrzeuge und Vorgänge, und der Beobachter-Zugang — etwa für die Steuerkanzlei — liest ausschließlich mit. Rollen vergeben und entziehen Sie jederzeit selbst.
Wo liegen die Daten?
Ihre Fuhrparkdaten — Anwendung, Datenbank und Dokumente — liegen auf Servern innerhalb der EU. Zwei Funktionen verarbeiten daneben auch in den USA: die Anmeldung (Clerk) und die Zahlungsabwicklung (Stripe); dafür stützen wir uns auf die Garantien nach Art. 46 DSGVO. Welche Dienstleister im Einzelnen beteiligt sind — für Hosting, Anmeldung, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand und Fehleranalyse — steht vollständig in unserer Datenschutzerklärung, jeweils mit Zweck und Rechtsgrundlage.
Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
Ja. Als Unternehmen sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und benötigen einen AVV mit uns. Fordern Sie ihn über das Kontaktformular an — wir schicken ihn Ihnen zur Unterzeichnung zu.
Wie sind die Zugänge geschützt?
Die Anmeldung läuft über einen spezialisierten Anbieter für Identitätsverwaltung; Passwörter liegen zu keinem Zeitpunkt in der DocuFleet-Datenbank. Innerhalb Ihrer Organisation vergeben Sie die Rollen selbst und können Zugänge jederzeit entziehen.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren. Nach Vertragsende werden sie gelöscht — mit Ausnahme der Unterlagen, die wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Fristen aufbewahren müssen. Diese bleiben gesperrt und werden nach Fristablauf entfernt.
Werden meine Daten für KI-Training verwendet?
Nein. Belege und Dokumente, die Sie durch die KI-Erfassung schicken, werden zur Verarbeitung Ihrer Anfrage genutzt — nicht, um Modelle zu trainieren.
Wie organisiere ich Zugriffe bei einem Wechsel im Team?
Prüfen Sie Rolle und Zuständigkeiten der betreffenden Person. Zugänge und Berechtigungen sollten zu den aktuellen Aufgaben passen, damit Informationen im vorgesehenen Kreis bearbeitet werden.
Was sollte ich vor dem Start mit mehreren Gesellschaften klären?
Stimmen Sie Gesellschaftszuordnung, Rollen und den benötigten Zugriff ab. Die organisatorische Trennung und die Aufgaben der Beteiligten sollten vor der ersten gemeinsamen Bearbeitung klar sein.