Leasing- und Vertragsverwaltung
Jeder Vertrag hat ein Ende, und jedes Ende hat eine Frist. DocuFleet führt Leasing-, Finanzierungs-, Versicherungs- und Wartungsverträge mit Laufzeit, Rate und Ansprechpartner — und meldet sich, bevor eine Verlängerung stillschweigend durchläuft.
FUHRPARKMANAGEMENT
01 · VERTRAGSVERWALTUNG
Kein Vertrag verlängert sich mehr aus Versehen
Die teuersten Vertragsereignisse sind die, die man verpasst: Kündigungsfrist und Rückgabe.
Ordnen Sie die Vertragsunterlagen dem Fahrzeug zu und prüfen Sie die wesentlichen Angaben. So lassen sich Konditionen und Originaldokument später im selben Zusammenhang ansehen.
Alle Vertragsarten, ein Muster
Leasing, Finanzierung, Miete, Versicherung oder Wartungsvertrag — jede Art bringt die Felder mit, die zu ihr gehören, samt Vertragspartner und Ansprechpartnern.
Fristen mit Vorlauf
Laufzeitende und Kündigungsfrist werden überwacht und rechtzeitig gemeldet. Verlängern lässt sich der Vertrag direkt, ohne ihn neu anzulegen.
Mehrkilometer früh sichtbar
Die Hochrechnung vergleicht die gefahrene Laufleistung mit der vereinbarten — so sehen Sie eine drohende Nachzahlung Monate vor der Rückgabe.
Die Rückgabe ist ein Vorgang, keine Einbahnstraße
Zustandsaufnahme, Fotos und Übergabe laufen als vorbereiteter Ablauf. Verschiebt der Leasinggeber den Termin, lässt sich die Rückgabe abbrechen und später neu beginnen — der Vertrag zählt danach wieder als laufend, ohne dass jemand einen halben Vorgang umgehen muss.
02 · LEASINGRÜCKGABE
Die Rückgabe rechtzeitig vorbereiten.
Laufzeitende, Kilometerstand und geplanter Rückgabecheck stehen zusammen. Die nächsten Schritte lassen sich mit dem Team abstimmen.
Stimmen Sie die Vorbereitung im Team ab und sammeln Sie die vorhandenen Unterlagen. Offene Punkte lassen sich so vor dem Rückgabetermin gezielt klären.
03 · VERTRAGSUNTERLAGEN
Die Vertragsunterlagen bleiben dabei.
Vertrag, Übernahmeprotokoll und Rückgabecheck gehören zum selben Fahrzeug. So sind die Unterlagen über die ganze Laufzeit erreichbar.
Die Dokumentation ergänzt die Fahrzeughistorie. Auch nach dem Vertragsende bleibt nachvollziehbar, welche Unterlagen zur Vereinbarung und zur Rückgabe gehören.
SO FUNKTIONIERT'S
Den Vertrag über seine ganze Laufzeit begleiten.
Vertrag erfassen
Rate, Laufzeit und vereinbarte Laufleistung erfassen.
Ordnen Sie die Vertragsunterlagen dem Fahrzeug zu und prüfen Sie die wesentlichen Angaben. So lassen sich Konditionen und Originaldokument später im selben Zusammenhang ansehen.
Laufzeit verfolgen
Die Vertragsangaben bleiben am zugehörigen Fahrzeug sichtbar.
Vergleichen Sie den aktuellen Stand mit dem hinterlegten Vertrag. Laufzeit, Rate und vereinbarte Kilometer helfen dabei, den nächsten Schritt rechtzeitig vorzubereiten.
Rückgabe vorbereiten
Termin, Zustand und Unterlagen für die Rückgabe zusammenstellen.
Stimmen Sie die Vorbereitung im Team ab und sammeln Sie die vorhandenen Unterlagen. Offene Punkte lassen sich so vor dem Rückgabetermin gezielt klären.
Unterlagen abschließen
Den abgeschlossenen Vorgang mit den Nachweisen aufbewahren.
Die Dokumentation ergänzt die Fahrzeughistorie. Auch nach dem Vertragsende bleibt nachvollziehbar, welche Unterlagen zur Vereinbarung und zur Rückgabe gehören.
FAQ
Häufige Fragen
Welche Verträge verwaltet DocuFleet?
Leasing, Finanzierung, Miete, Versicherung und Wartungsverträge, jeweils mit Laufzeit, Rate, Vertragspartner und Ansprechpartnern. Laufzeitende und Kündigungsfrist werden überwacht und rechtzeitig gemeldet.
Wie erkenne ich drohende Mehrkilometer vor der Leasingrückgabe?
Die Hochrechnung vergleicht die gefahrene Laufleistung mit der vereinbarten. So sehen Sie eine drohende Nachzahlung Monate vor der Rückgabe, solange sich noch etwas daran ändern lässt.
Muss ich einen verlängerten Vertrag neu anlegen?
Nein. Der Vertrag lässt sich direkt verlängern. Verschiebt der Leasinggeber den Rückgabetermin, brechen Sie die begonnene Rückgabe ab und starten sie später neu.
Welche Vertragsangaben brauche ich für den Überblick?
Laufzeit, Rate und vereinbarte Laufleistung sind ein guter Ausgangspunkt. Ordnen Sie auch die Vertragsunterlagen dem Fahrzeug zu, damit Angaben und Originalvereinbarung gemeinsam erreichbar bleiben.
Wie bereite ich eine Leasingrückgabe im Team vor?
Stellen Sie Termin, dokumentierten Zustand und vorhandene Vertragsunterlagen zusammen. Klären Sie offene Punkte vor der Rückgabe und halten Sie den gemeinsamen Bearbeitungsstand aktuell.
Warum bleibt der Vertrag mit dem Fahrzeug verbunden?
Der Fahrzeugbezug macht Konditionen, Laufzeit und Unterlagen im Alltag auffindbar. Bei einer späteren Rückfrage müssen Vertrag und Fahrzeughistorie nicht erst wieder zusammengetragen werden.
Welche Unterlagen gehören nach Vertragsende zum Vorgang?
Bewahren Sie die vorhandenen Unterlagen zur Vereinbarung und zum Abschluss im passenden Zusammenhang auf. Dazu können Rückgabeprotokoll und abschließende Abrechnung gehören.